Updates 2022: Neue Features im Überblick
Schon viel zu lange haben wir nicht mehr über neue Updates berichtet. Wir sind schlicht vor lauter Neuentwicklung und dank toller Kundenprojekte mit dem darüber Schreiben nicht hinterhergekommen. Viele dieser Features sind übrigens in Kooperation mit unseren Kundinnen und Kunden im Rahmen von Einrichtungsprojekten entstanden. Hier nun eine Zusammenfassung der wichtigsten Features im letzten Jahr.
Neu: Kurse kopieren
Seit Dezember 2022: Kopieren Sie einen Kurs mit allen Modulen, Unterrichtseinheiten und eigenen Datenfeldern/-masken. In diesem Rahmen wurden für Kurse auch die Masken zum Anlegen und Bearbeiten überarbeitet.
Neu: Rechnungen zusammenfassen. Mehrere Buchung - eine Rechnung.
Seit Oktober 2022: Mit diesem Update können Sie nun mehrere Leistungen in einer Rechnung abrechnen. Somit können Sie zum Beispiel mehrere Teilnehmende einer Firma oder einen Kurs gemeinsam mit einer Prüfung zusammen in Rechnung stellen. Deshalb ist zukünftig eine Rechnung nicht mehr mit einer Buchung verknüpft, sondern eine Rechnungsposition mit einer Buchung.
- Bei Debitoren sind nun Kursbuchungen und Prüfungsbuchungen in einer Tabelle aufgelistet. Dadurch können diese zusammen auto-abgerechnet werden und sogar mit Rechnungsvorschlägen (nur eine Rechnung) gearbeitet werden.
- Im Fenster zur Bearbeitung der Grunddaten einer Rechnung können nun sämtliche Positionen bearbeitet werden.
- Im Freigabeassistenten können Rechnungen direkt bearbeitet werden, ohne die Rechnung zu öffnen.
- Korrekturrechnungen werden beim Freigeben automatisch mit der zugehörigen Rechnung verrechnet.
- Die Anschrift einer Korrekturrechnungen wird nicht mehr aus der ursprünglichen Rechnung kopiert, sondern vom Debitor neu übertragen, weil sich dessen Anschrift zwischenzeitlich geändert haben könnte.
Beim Generieren (zum Beispiel über die Auto-Abrechnung) werden in KURSO intern weiterhin pro Leistung einzelne Rechnungen erstellt, die direkt zusammengefasst werden. Es werden jeweils Rechnungen zusammengefasst, bei denen Debitor, Nummernkreis, Rechnungsvorlage und die Texte der Einleitung und Zahlungsbedingungen übereinstimmen. In Kundenprojekten der letzten Zeit haben wir daher darauf geachtet, möglichst keine Platzhalter mehr in der Einleitung und den Zahlungsbedingungen zu verwenden, die das Zusammenfassen verhindern können und haben Daten wie Namen, Laufzeiten (wenn möglich) über die Produkte in die Rechnungspositionen konfiguriert.
Neu: Warnung bei Überbuchung von Kursen
Seit September 2022: Beim Anlegen neuer Buchungen für einen Kurs, dessen Maximalteilnehmerzahl bereits erreicht ist, wird nun eine Warnung angezeigt, die das Anlegen verhindert und die explizit bestätigt werden muss. Zur Teilnehmendenzahl zählen in diesem Sinne alle Buchungen ab Status ‘Verbindlich’, die nicht storniert sind. Es werden Beginn- und Enddaten der Buchungen berücksichtigt.
Neu: Statistik zur Auslastung über die Kurslaufzeit
Neu seit September 2022: Auf der Detailseite eines Kurses finden Sie eine neue Statistik zur Auslastung über die Kurslaufzeit. Wenn Mindest- bzw. Maximalteilnehmer befüllt sind, werden dies ebenfalls als Korridor in der Statistik angezeigt.
Neu: Automatische Rechnungsstellung während der Online-Buchung
Neu seit August 2022: Nach einer Buchung eines Kurses über das Teilnehmendenportal kann KURSO die Buchung automatisch Abrechnen. In Kombination mit dem automatischen Rechnungs-E-Mail-Versand und der Zahlungsabwicklung mit Stripe können Rechnung und Zahlung somit vollautomatisiert werden.
Neu: Zahlungsintegration mit Stripe
Seit August 2022: Lassen Sie Ihre Teilnehmenden direkt online bezahlen. Durch die Nutzung der neuen Stripe-Integration können Sie Ihren Kunden direkt auf der Rechnung oder in der Rechnungs-E-Mail einen Link zum Bezahlen zukommen lassen. Das praktische daran: Wenn Ihr Stripe-Konto mit KURSO verknüpft ist, landen die Bezahlungen automatisch in KURSO und werden korrekt zugeordnet. Gezahlt werden kann mit allen Zahlungsarten, die Stripe anbietet, darunter SEPA-Lastschrift Kreditkarte, Google Pay und Apple Pay. Wir berechnen die Nutzung von Stripe nicht zusätzlich. Die Zahlungsmethoden und Preise von Stripe entnehmen Sie bitte der Stripe-Homepage. Die Stripe-Integration ist in den Paketen MAXIMALIST und MAXIMALIST BAMF im neuen Preismodell verfügbar.
Bonus: Auf Wunsch zaubern wir Ihnen einen QR-Code auf die Rechnung. Ihre Kundinnen und Kunden können diesen mit dem Smartphone scannen und direkt bezahlen.
Neu: Dokumente mit PDF-Briefpapier hinterlegen
Seit Juli 2022: Hinterlegen Sie PDFs im Dokumentenprozess mit Ihrem Briefpapier. Dadurch können Sie einfachere Vorlagen verwenden. Hilfreich ist zum Beispiel die Nutzung mit Excel-Tabelle, in denen es relativ aufwändig ist, einen schönen Kopf mit Logos etc. zu designen.
Neu: Übersetzung des Teilnehmerportals auf Englisch
Seit Juli 2022: Das Teilnehmendenportal ist nun komplett englisch übersetzt. Eigene Übersetzungen für Felder usw. können in den Anmeldeformularen gesetzt bzw. überschrieben werden. Weitere übersetzbare Texte finden Sie in den Kursbuchungseinstellungen.
Neu: Nummern, automatische Nummerierung und Namensschema für Kurse und Prüfungen
Seit Juni 2022: Lassen Sie KURSO Ihre Kursnummern verwalten. Über einen Nummerkreis erfolgt die Zuteilung von Nummern zu Kursen. Außerdem kann KURSO nun den Kursnamen verwalten. Sie legen in der Kursart ein Namensmuster fest, welches sämtliche Platzhalter enthalten kann. Natürlich steht die Kursnummer auch als Platzhalter zur Verfügung und kann direkt im Kursnamen verwendet werden. Analog können auch Prüfungen mit Nummern und Namen versehen werden.
Neu: Online-Buchungssystem mit individuellen Masken
Seit Juni 2022: Wir haben unser Online-Buchungssystem komplett überarbeitet. Das neue System bietet Ihnen:
- Flexible Formulare: Bauen Sie sich individuelle Masken. Fügen Sie beliebig Felder und andere Elemente in Ihre Anmeldemaske ein und sortieren Sie diese per Drag&Drop. Jedes Element kann frei mit Überschriften und Hinweistexten versehen werden. Markieren Sie eigene Felder als Pflichtfelder. Fragen Sie mehrere Adressen, Telefonnummern usw. ab. Ein Baukasten für Ihre individuelle Maske.
- Fügen Sie beliebige HTML- oder Markdown-Element ein, um das Formular noch freier zu Gestalten. So können Sie zum Beispiel Bilder mit einbinden, Links setzen, oder Inhalte einfach gut strukturieren.
- In allen Texten können Sie auf die altbekannten Platzhalter zugreifen.
- Nutzen Sie die Wartelistenfunktion oder schließen Sie die Anmeldung, um bei großen Anmeldezahlen keinen Kunden absagen zu müssen.
- Lassen Sie sich Ihre Teilnehmenden direkt am Newsletter anmelden: ganz ohne Handarbeit. Dazu haben wir eine Integration mit dem Newsletter-Tool CleverReach entwickelt.
- Komplett freie Textgestaltung: Kurs - Seminar - Veranstaltung - Schnuppertage - nennen Sie es wie Sie möchten. Die Daten landen direkt in KURSO.
- Mehrseitige Formulare: Gliedern Sie Ihre Masken sinnvoll. Auf jeder Seite haben Sie über Platzhalter Zugriff auf die auf den vorherigen Seiten eingegebenen Daten.
- Verwenden von E-Mail-Vorlagen: Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, die im Rahmen einer Buchung versendet werden. Auch hier haben Sie wieder vollen Zugriff auf die Buchungsdaten per Platzhalter.
- Auf Wunsch kann die bisher notwendige Bestätigung jeder einzelnen Buchung, trotz bestätigten Benutzerkontos, ausgeschaltet werden.
Neu: Stornofunktion im Teilnehmerportal
Seit Juni 2022: Teilnehmende können (wenn erlaubt) ihre Buchungen selbständig im Teilnehmendenportal stornieren.
Neu: BAMF InGe 2.2
Seit Mai 2022: Auch bei der BAMF-Schnittstelle InGe hat sich etwas getan. Im Rahmen eines kleineren Updates sind nun neue Felder (z. B. Angaben zur Kinderbetreuung) verfügbar.
Neu: Rechnungen an Firmen
Seit März 2022: In Buchungen kann nun ein ‘Abweichender Auftraggeber’ angegeben werden. Somit lassen sich Buchungen über den ebenfalls neuen Firmenstamm abrechnen.
Neu: Finanzierungsart, Produkt und Preis mit Standardwerten
Seit März 2022: Sie können nun Finanzierungsart, Produkt nun direkt im Kurs bzw. in der Prüfung angeben. Sie müssen somit nicht mehr explizit für jede Buchung gesetzt werden. Außerdem gibt es sowohl für Kurse/Prüfungen, also auch für die zugehörigen Buchungen die Möglichkeit den Einzelpreis einzutragen. Somit können Sie Beispiel für jeden Kurs einen eigenen Preis setzen, ohne ein einzelnes Produkt dafür zu hinterlegen. Im Produkt kann der Preis leergelassen werden. Die Daten des Produkts werden für die Rechnungsstellung (z. B. für Positionstexte) verwendet. Außerdem lassen sich somit für einzelne Buchungen Sondertarife abbilden.
Außerdem gibt es ein neues Feld ‘Kostenfaktor’ in der Finanzierungsart. Über dieses Feld können beispielsweise Rabatte auf den regulären Kurspreis per Finanzierungsart abgebildet werden.
Neu: Rechnungen kopieren
Seit Januar 2022: Rechnungen lassen sich nun duplizieren. Dies kann hilfreich sein, wenn beispielsweise eine Rechnung kleinere Fehler enthält, aufgrund der Freigabe aber nicht mehr verändert werden darf. Nach einem Storno der ursprünglichen Rechnung kann mit der Kopie weitergearbeitet werden.
Neu: Eigene Datenfelder und Dokumentenprozesse für Unterrichtseinheiten
Seit November 2021: Für Unterrichtseinheiten können nun eigene Datenfelder und Dokumentenprozesse angelegt werden. Somit lässt sich zum Beispiel ein Lehrplan extrahieren.
Optimierung/Fehlerbehebung
Wie immer sind weiterhin zahlreiche Optimierungen, kleinere Updates, Platzhalter und Fehlerbehebungen in die Updates mit eingeflossen. Bei Fragen freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.