Updates: Rechnungs-E-Mails, E-Mail-Identitäten, Studierendenportal

Wir haben für Sie kürzlich eine Reihe kleinerer und größerer Updates eingespielt. Hier eine kurze Zusammenfassung.

Neu: Rechnungsversand per E-Mail

Rechnungen können nun per E-Mail versendet werden. Legen Sie dazu eine E-Mail-Vorlage für Rechnungen an. Die Vorlage kann in einer für die Abrechnung zuständigen Finanzierungsart ausgewählt werden. Finanzierungsarten mit E-Mail-Vorlage aktivieren automatisch den Versand. Die E-Mail-Adresse wird analog zur Rechnungsadresse aus dem/der RechnungsempfängerIn gezogen. Falls die normale E-Mail-Adresse nicht mit der Rechnungs-E-Mail-Adresse übereinstimmt, gibt es nun die Möglichkeit E-Mail-Adressen ebenfalls als abweichende Rechnungsadressen festzulegen. Der Versand erfolgt automatisiert eine Stunde nach Freigabe einer Rechnung. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, bereits vorhandene Zahlungen zu verbuchen und bereits bezahlte Rechnungen entsprechend zu markieren. Sie sehen den Versandstatus in den Grunddaten der Rechnung und können den Versand auch abbrechen, falls etwas nicht stimmen sollte.

Neu: E-Mail-Identitäten

KURSO arbeitet zukünftig mit sogenannten E-Mail-Identitäten. Dabei handelt es sich im weitesten Sinne um Versandeinstellungen für E-Mails. Konkret besteht eine E-Mail-Identität aus folgenden Daten:

  • Identitätsangaben: E-Mail-Adresse und Anzeigename, die beim Versenden als Absender gesetzt werden.
  • BCC: Nutzen Sie dieses Feld, um beispielsweise jeweils eine blinde Kopie der versendeten E-Mails fürs Archiv zu erhalten. Bei Diensten wie Office 365 oder GMail erscheinen über KURSO gesendete E-Mails automatisch in Ihrem Gesendet-Ordner.
  • Signatur: Sparen Sie sich das Kopieren der Signatur in Ihre E-Mails und Vorlagen. Wenn Sie die Signatur in der Identität setzen, wird sie automatisch an alle E-Mails angehängt, inklusive an automatisierten E-Mails des Studierdendenportals. Außerdem können Sie einstellen, dass immer die Signatur einer anderen Identität verwendet wird. Somit pflegen Sie eine Signatur nur noch an einer Stelle und können für alle Mitarbeitenden die Signatur mit einem Klick ändern.
  • Versandeinstellungen: Hier legen Sie Ihr Ausgangskonto (SMTP) fest. KURSO kennt neuerdings auch die Einstellungen einiger Dienste wie Microsoft 365, Gmail, Strato. Es lassen sich aber auch eigene Einstellungen festlegen. Auch hier können die Versandeinstellungen (ggf. mit abweichendem Nutzernamen und Passwort) einer anderen Identität verwendet werden, falls beispielsweise alle Identitäten die gleichen Einstellungen verwenden sollen.

E-Mail-Identitäten haben ein(e) BesitzerIn und können mit anderen Personen geteilt werden. Benutzende können alle E-Mail-Identitäten zum Versand verwenden, die sie entweder besitzen oder die mit ihnen geteilt wurden.

E-Mail-Identitäten ermöglichen somit das feingranulare Management des E-Mail Versands. Neben persönlichen E-Mail-Adressen der BenutzerInnen können auch Identitäten für z. B. Standorte oder Abteilungen vergeben werden (stuttgart@example.com, hamburg@example.com, rechnung@example.com) - jeweils mit eigenen Versandeinstellungen und eigener Signatur.

Die E-Mail-Identitäten finden Sie unter Administration -> Benutzerverwaltung. Die vorhandenen E-Mail-Einstellungen unter Grundkonfiguration wurden automatisch in eine erste E-Mail-Identität umgewandelt. Sie müssen nichts tun.

Neu: Erweiterung des Studierendenportals

Wir befinden uns gerade massiv im Ausbau unseres Studierendenportals. Im ersten Schritt haben wir nun Self-Service-Funktionen freigeschaltet, die beispielsweise das Zurücksetzen des Passworts erlauben. Außerdem gibt es nun die Möglichkeit, Studierende per E-Mail ins Studierendenportal einzuladen.

Neu: Benuterverwaltung ohne Passwörter

Aus Sicherheitsgründen verabschieden wir uns von der bisher üblichen Praxis des Anlegens neuer BenutzerInnen inklusive Passwort. Solche Passwörter sind oft sehr einfach und landen unterwegs in E-Mails, auf Klebezetteln und an anderen Stellen, auf denen Passwörter zu wertvollen Daten nichts verloren haben. Neue BenutzerInnen werden deshalb nun während des Anlegens per E-Mail in KURSO eingeladen. Sie bekommen einen kryptischen einmalig gültigen Link zugesendet. Nach einem Klick auf den Link kann dann das Passwort selbst gewählt werden. Ebenso gibt es nun die Möglichkeit, aus der Benutzerverwaltung heraus eine Passwort-Vergessen-E-Mail auszulösen.

Neu: Platzhalter in Produkten

Produkte können nun mit Platzhaltern in Titel und Beschreibung versehen werden. Beim automatischen Generieren von Rechnungen werden diese nun mit den Daten der abgerechneten Leistung (Buchung/Kursbuchung) ersetzt. Somit können beispielsweise auch eigene Datenfelder der Buchungen mit in die Rechnung aufgenommen werden. Bisher war dies nur in Titel und Zahlungsbedingungen möglich.

Security-Audit

Im Rahmen eines Security-Audits haben wir einige Verbesserungen vorgenommen, die die Sicherheit von KURSO im täglichen Einsatz weiter verbessern und unsichere Abläufe verhindern (Beispiel siehe oben).

Optimierung/Fehlerbehebung

  • BAMF-Felder bei Prüfungen für Nicht-BAMF-Kunden wurden entfernt.
  • Der Einstieg in einen Kurs kann auch ohne bekanntes Enddatum erfolgen.
  • Bei der Online-Anmeldung ist nun auch der Einstieg nach Kursbeginn möglich, sofern dies die Anmeldeeinstellungen vorsehen und die Anmeldefrist eingehalten wird.
  • In manchen Fällen gab es in aus KURSO versendeten E-Mails doppelte Zeilenumbrüche.
  • E-Mail-Adressen in den Kontaktdaten werden nun direkt bei Eingabe auf Gültigkeit geprüft.
  • Fehlende Übersetzungen wurden eingepflegt. Natürlich entwickeln wir KURSO auch unter der Haube und ohne sichtbare Änderungen stetig weiter. Featurewünsche, Fehlerhinweise und andere Verbesserungsvorschläge sind bei uns jederzeit sehr willkommen!
Quellen